Come calcolare il costo orario della poltrona e usarlo per prezzare le prestazioni

Senza conoscere il costo orario della poltrona, non puoi sapere se ogni prestazione che eroghi è in utile o in perdita. Tutto il resto — prezzi, margini, confronto tra trattamenti — dipende da questo numero.

Cos'è il costo orario poltrona

Il costo orario poltrona è il costo che lo studio sostiene per tenere una poltrona operativa per un'ora, prima ancora di considerare materiali specifici, laboratorio o compenso del professionista su una singola prestazione. Include i costi fissi e semi-fissi necessari per far funzionare lo studio: affitto, segreteria, assistenza alla poltrona, utenze, software, assicurazioni, manutenzioni, leasing, sterilizzazione, consulenze e ammortamenti.

È un numero diverso dal prezzo di vendita. Se una seduta viene venduta a 120 euro ma assorbe un'ora di poltrona che costa 85 euro, il margine disponibile per materiali, laboratorio, compensi e utile è molto più stretto di quanto sembri. Senza questo dato, molte decisioni di prezzo vengono prese "a sensazione".

La formula base

La formula più semplice parte dai costi fissi annuali e dalle ore produttive realmente disponibili. Non usare le ore teoriche di apertura se sai già che una parte dell'agenda resta vuota: il costo reale deve riflettere la saturazione effettiva.

Le ore produttive annuali si calcolano moltiplicando le ore disponibili per poltrona per il numero di poltrone e poi correggendo per la saturazione reale dell'agenda. Uno studio aperto 40 ore a settimana per 44 settimane, con 2 poltrone, ha 3.520 ore teoriche. Se la saturazione reale è del 75%, le ore produttive sono 2.640.

Esempio pratico

Immagina uno studio con 120.000 euro di costi fissi annuali, 2 poltrone e 2.640 ore produttive reali. Il costo orario poltrona è:

Questo significa che ogni ora occupata deve prima coprire circa 45 euro di struttura. Se una prestazione dura 90 minuti, la quota di costo poltrona assorbita è circa 68 euro. A questa cifra devi aggiungere materiali, laboratorio, personale clinico variabile e margine desiderato.

Il valore diventa ancora più utile quando confronti le prestazioni. Una igiene da 60 minuti, una devitalizzazione da 90 minuti e una chirurgia da 2 ore non possono essere valutate solo guardando l'incasso. Devi guardare quante ore di poltrona consumano e quanto margine resta dopo aver coperto il costo orario.

Costo teorico vs reale

Il costo teorico usa la capacità massima dello studio. È utile per capire il potenziale, ma può essere fuorviante. Il costo reale usa le ore effettivamente produttive: tiene conto di buchi in agenda, appuntamenti saltati, stagionalità, ferie, manutenzioni e tempi morti.

Se lo stesso studio dell'esempio precedente lavora all'85% invece che al 75%, il costo orario scende. Se lavora al 60%, sale rapidamente. Per questo la saturazione agenda e il costo orario poltrona vanno letti insieme: uno spiega l'altro.

Come automatizzarlo con i dati delle fatture

Il calcolo manuale funziona per iniziare, ma diventa fragile se i costi cambiano spesso. Le fatture di laboratorio, materiali, utenze, leasing e servizi arrivano ogni mese e modificano il costo reale dello studio. Se usi un foglio statico, rischi di lavorare per mesi con un dato vecchio.

Un sistema automatizzato legge le fatture, classifica i costi per categoria, separa costi fissi e variabili e aggiorna il costo orario poltrona quando cambiano affitti, fornitori, personale o laboratorio. In questo modo puoi rivedere prezzi, marginalità e saturazione con dati aggiornati, non con stime fatte una volta all'anno.

Domande frequenti